MSDM ANALISIS JABATAN PEKERJAAN

  ANALISIS PEKERJAAN ( MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA )

 PENGERTIAN
Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).
Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.
  TUJUAN ANALISIS JABATAN
Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :
• Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.
• Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
• Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.
• Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
• Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
• Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.
• Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan.
• Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
• Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.
• Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.
• Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.
• Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.
 MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN
Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain :
• Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan)
• Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)
• Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja)
TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN
Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu (1) penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. (2) penetapan pengetahuan (knowledge), kemampuan-kemampuan (abilities), kecakapan-kecakapan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.
 JENIS ANALISIS PEKERJAAN
• Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.
• Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.
  METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN
METODE ANALISIS JABATAN
• Kuestioner
• Observasi
• Wawancara
• Catatan kerja(logbook)
• Kombinasi
Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.
• Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.
• Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
• Metode Angket
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

RANCANGAN KERJA
Job design atau rancangan kerja menetapkan tugas -  tugas yang terkandung dalam suatu pekerjaan bagi seseorang atau kelompok. Terdapat lima komponen rancangan kerja yaitu, spesialisasi pekerjaan, ekspansi pekerjaan, komponen psikologis, tim yang mandiri, dan motivasi dan sistem insentif.
Spesialisasi Tenaga Kerja
Sebuah pembagian tenaga kerja atau di kenal dengan spesialisasi tenaga kerja akan membantu mengurai biaya tenaga kerja montir yang memiliki banyak keahlian. Hal tersebut dapat di capai dengan beberapa cara, sebagai berikut:
1. Pengembangan ketangkasan dan pembelajaran yang lebih cepat oleh karyawan karena adanya pengulangan.
2. lebih sedikit waktu yang terbuang karena karyawan tidak perlu mengubah pekerjaan atau perangkat kerja.
3. pengembangan perangkat – perangkat khusu dan pengurangan investasi karena setiap karyawan hanya memiliki sedikit perangkat kerja yang di butuhkan untuk tugas tertentu.
Dari sudut pandaj=ng manajer, keterbatasa utama spesialisasi pekerjaan adalah kegagalan sistem ini untuk memampukan seorang karyawan melakukan secara keseluruhan. Spesialisasi pekerjaan cenderung hanya membawa kemampuan manual karyawan untuk bekerja.
Ekspansi pekerjaan
Hingga sekaran sudah banyak yang beralih dari spesialisasi kerja menuju rancangan kerja yang lebih bervariasi. Latarbelakan yang mendorong usaha ini adalah teori bahwa variasi akan membuat pekerjaan menjadi lebih baik dan karyawan akan menikmati kualitas lingkungan kerja yang lebih baik. Sebab, flesibilitas ini dapat memberikan keuntungan kepada karyawan dan organisasi secara bersamaan.

Pekerjaan di modifikasi dalam beragam cara. pertama adalah pemekaran pekerjaan yang terjadi saat tugas yang ditambahkan membutuhkan keahlian yang sama pada pekerjaan ada sekarang. Rotasi pekerjaan adalah sebuah variasi pemekaran pekerjaan yang terjadi saat karyawan di perbolehkan berpindah dari satu pekerjaan khusus ke pekerjaan khusus lainnya. Cara lainnya, pengayaan pekerjaan  yang menambahkan perencaan dan pengendalian pekerjaan. Kelanjutan dari pengayaan pekerjaan adalah pemberdayaan pekerjaan yang merupakan praktik dalam memperkaya pekerjaan sedemikian rupa hingga karyawan menerima tanggung jawab untuk beragam keputusan yang biasanya di kaitkan dengan staf ahli. Pemberdayaan pekerjaan ini membuat karyawan merasa memiliki pekerjaan mereka sehingga memiliki minat dalam diri mereka sendiri untuk meningkatkan kinerja mereka.
Komponen Psikologis dari Rancangan Kerja
Sebuah strategi sumber daya manusia yang efektif juga membutuhkan pertimbangan komponen psikologis dari rancangan kerja. Komponen – komponen ini memusatkan perhatian pada cara merancang pekerjaan sehingga memenuhi beberapa persyaratan psikologis minimum. Pekerjaan haruslah mencakup sifat – sifat seperti berikut:
1. keragaman keahlian. Mensyaratkan karyawan untuk menggunakan beragam keahlian dan bakat.
2. identitas pekerjaan. Membolehkan karyawan untuk memandang pekerjaan sebagai sebuah kesatuan dan mengenali titik awal da akhir pekerjaan tersebut.
3. makna pekerjaan. Memberikan pemahaman bahwa pekerjaan tersebut berdampak pada organisasi dan masyarakat.
4. otonomi. Menawarkan kebebesan, kemandirian, dan hak memutuskan.
5. umpan balik. Memberikan informasi yang jelas secara rutin tentang kinerja.
Tim-Tim Mandiri
Satu konsep tim yang perlu di perhatikan adalah tim yang mandiri. Tim yang mandiri merupakan sekelompok orang yang diberdayakan dan bekerja sama untuk meraih sebuah tujuan yang sama. Tim-tim ini efektif karena pada dasarnya mereka dapat menyediakan pemberdayaan karyawan, memastikan adanya sifat-sifat pekerjaan inti dan memuaskan banyak kebutuhan psikologis anggota tim secara individu.

Jika rancangan kerja yang memperluas peningkatan, pemberdayaan, dan menggunakan tim sudah baik, mengapa tidak di gunakan di seluruh organisasi?, kendalanya adalah biaya. Berikut adalah beberapa keterbatasan rancangan kerja yang di perluas:
1. Biaya modal yang lebih tinggi. Perluasan pekerjaan mungkin membutuhkan fasilitas yang mengeluarkan biaya yang lebih besar daripada pekerjaan dengan tata letak biasa.
2. perbedaan perorangan. Beberapa penelitian mengindikasikan banyak karyawan memilih pekerjaan yang lebih sederhan dan tidak rumit.
3. tingkat upah yang lebih tinggi. Pekerjaan yang di perluas mungkin membutuhkan upah yang lebih tinggi di atas rata – rata daripada pekerjaan yang tidak di perluas.
4. ketersediaan tenaga kerja yang lebih sedikit. Karena pekerjaan yang diperluas membutuhkan keahlian yang lebih tinggi dan penerimaan tanggung jawab yang lebih berat, persyaratan pekerjaan ini  pun meningkat.
5. biaya pelatihan yang lebih tinggi. Perluasan pekerjaan memerlukan pelatihan dan pelatihan silang. Maka dari itu, diperlukan anggaran pelatihan.
Motivasi dan Sistem Insentif
Komponen psikologis dari suatu rancangan kerja memberikan pandangan pada sejumlah faktor yang berkontribusi pada kepuasan kerja dan motivasi. Sebagai tambahan dari faktor ini, terdapat faktor keuangan. Uang sering bertindak sebagai penggerak psikologis sekaligus penggerak finansial. Penghargaan keuangan dapat berbentuk bonus, bagi hasil, dan keuntungan dan sistem insentif.
Sistem insentif di dasarkan pada produktivitas perorangan atau kelompok telah banyak di gunakan di seluruh dunia dalam berbagai bentuk. Insentif produksi sering mensyaratkan karyawan untuk memproduksi pada atau di atas standar yang telah di tentukan. Standar tersebut biasanya di dasarkan pada waktu standar per tugas atau jumlah produk yang dibuat.
STANDAR TENAGA KERJA
Setelah perencanaan kerja dan rancangan kerja, pembahasan yang mungkin juga di penting adalah standar kerja. Standar kerja merupakan jumlah waktu yang di perlukan untuk melaksanakan sebuah pekerjaan atau sebagian pekerjaan. Setiap perusahaan memiliki standar kerja, walaupun standar tersebut mungkin bervariasi antra yang di tetapkan melalui metode informal dengan standar yang di tetapkan secara profesional. Hanya dengan standar kerja yang akurat, manajemen dapat mengetahui apa kebutuhan tenaga kerja mereka , biaya yang harus di keluarkan dan apa saja yang terkandung dalam satu hari kerja normal.

SEMOGA BERMANFAAT
URL
http://2puluhlima.blogspot.com
http://blogdualima.blogspot.com
http://youtube.com/c/duapuluhlima